Ärenden och handlingar

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar, som finns hos myndigheten. Den vanligast registerformen i kommunen är ett diarium.

I princip har alla svenska medborgare och utlänningar rätt att läsa de handlingar, som finns hos myndigheterna. Denna rätt begränsas dock på två sätt:

• Allmänheten har bara rätt att läsa sådana handlingar, som betecknas som offentliga handlingar.
• En del allmänna handlingar är sekretessbelagda, det vill säga att allt eller en del av handlingarna är hemliga.

Vad är allmänna handlingar?

Med begreppet allmän handling menar man handlingar som förvaras hos ett allmänt organ, t.ex. en statlig myndighet eller en kommun.
Tre kriterier ska vara uppfyllda för att det ska röra sig om en allmän handling:

1. Det ska röra sig om en handling enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap 3 §.
2. Handlingen ska förvaras hos myndigheten.
3. Handlingen ska vara antingen inkommen eller upprättad hos myndigheten
   enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap §§ 6 och 7

Att en handling är allmän är inte detsamma som att den är offentlig.

En handling kan beskrivas som någonting, som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslutsunderlag och beslut. Men det kan också handla om fakturor, bokföring, e-post eller elektroniska filer.

En kommunal handling kan vara allmän - eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda uppgifter om enskilda människors personliga förhållanden.

Offentlighet- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen med stöd av lagen avgör vad som skall sekretessbeläggas. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Var finns handlingarna?

Kommunen (som alla offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade så att man lätt kan hitta det man söker.
Den vanligaste registerformen i kommunen är ett diarium, men här återfinns bara en bråkdel av alla allmänna handlingar som finns hos kommunen. Många allmänna handlingar finns i andra typer av register eller i särskilda verksamhetssystem.

I allmänhet är det registratorn i varje förvaltning, som ordnar handlingarna i ett diarium. På varje förvaltning finns ett registratur dit du kan vända dig med frågor angående ärenden och skrivelser. Respektive nämnds registrator eller nämndssekreterare kan informera dig om pågående ärenden och om fattade politiska beslut.

Om du vill ta del av handlingarna

Får jag ta med dem hem?
Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan skriva av dem eller be att få kopior (mot en avgift) att ta med dig. 

Kan jag få handlingarna via e-post?
Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Du får vara anonym
Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.

Du kan överklaga
Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Om du själv skriver till kommunen

Även din egen korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen kan bli en allmän handling, som kan läsas av andra.

Offentlighetsprincipen innebär att allmänhet och massmedier (tidningar, radio och TV) har rätt att ta del av allmänna handlingar och ges insyn i statens och kommunernas verksamhet.

Offentlighetsprincipen kommer till uttryck på olika sätt:

• Vem som helst får läsa myndigheternas allmänna handlingar (handlingsoffentlighet).
• Tjänstemän och andra, som arbetar i staten eller kommunerna, har rätt att berätta vad de vet för utomstående (yttrandefrihet för tjänstemän med flera).
• Tjänstemän har också speciella möjligheter att lämna uppgifter till massmedia (meddelandefrihet för tjänstemän med flera).
• Domstolsförhandlingar är offentliga liksom beslutande församlingars sammanträden.

I princip har alla, svenska medborgare och utlänningar, rätt att läsa de handlingar som finns hos myndigheterna.